Meldingen
Een pc kapot, defect aan de kopieermachine, kleine verhuizing. Waar kunnen uw klanten terecht voor assistentie bij deze kwesties? Als coördinatie ontbreekt, kunnen meldingen een eigen leven gaan leiden. Hierdoor worden sommige zaken wellicht dubbel afgehandeld, andere helemaal niet of juist maar half. Vaak ontstaat er onduidelijkheid en worden uitvoerenden ad-hoc aangestuurd. Zo’n situatie kan leiden tot een slecht imago van de facilitaire dienst.
Bij de functionaliteit Meldingen staat eenvoud voorop. Afhandelen van Werkorders gebeurt zeer eenvoudig en snel. Vele velden worden geautomatiseerd gevuld. Uitvoerende afdelingen, zowel in- als extern, worden efficiënt aangestuurd. Werkorders worden automatisch aangemaakt. Gegevens als kostenplaats, kostensoort, rubriek (volgens de NEN 2748), uitvoerende persoon en benodigde materialen kunnen worden toegevoegd.
Inzicht in afhandeling van aanvragen en meldingen van (interne) klanten vormt een belangrijke basis bij structurering en professionalisering van facilitaire services.
Door inzet van Meldingen via internet kan uw klant zelf storingen en meldingen registreren. Internet biedt uw klant tevens de mogelijkheid om de status van een melding te volgen. De functie van een facilitaire organisatie verschuift hierdoor van registrerend naar regisserend.
Wat kan inzet van Meldingen voor u betekenen?
- Uniforme registratie van meldingen (klachten, wensen, informatieverzoeken, storingen)
- Automatisch plannen van (deel-)activiteiten die moeten volgen op de melding
- Standaard aansturing van activiteiten door middel van specifieke werklijsten naar uitvoerende afdelingen
- Gemakkelijke bevestiging van aangevraagde en uitgevoerde diensten naar de klant, eventueel inclusief prijs
- Inzicht in de status van de melding
- Afmelden van uitgevoerde activiteiten
- Terugkoppeling werkorders per e-mail
- Genereren van heldere managementinformatie zoals inzage in kosten en performance van interne- en externe leveranciers (Service Level Agreements)
Voorbeeld Meldingen via Prequest Web FM