Beheer en beheersbaarheid: het web is onmisbaar!
Niet langer uitbesteden
De facilitaire organisatie bestaat uit 8 medewerkers die, onder de professionele leiding van Johan Willemse, verantwoordelijk zijn voor de facilitaire dienstverlening van alle vestigingen. Tot 2005 beschikte skon niet over een eigen facilitaire afdeling. De facilitaire werkzaamheden en aansturing van leveranciers, waaronder aannemers en installateurs, waren uitbesteed aan een externe dienstverlener.
Aanvankelijk leek uitbesteden voor skon de oplossing; dit bleek echter niet te voldoen. Johan Willemse kreeg daarom bij zijn aanstelling de taak om facilitaire services weer in eigen beheer te organiseren. Randvoorwaarden die hij meekreeg waren:
- Processen efficiënt in richten
- Overheadkosten zo laag mogelijk houden
- Rekening houden met groei van de organisatie
Op basis van de onderzoeksresultaten wordt een aantal doelstellingen en oplossingen geformuleerd. Een van de belangrijkste veranderingen is dat managers van de locale vestigingen meer worden betrokken bij herstel- en onderhoudswerkzaamheden. Die verantwoordelijkheid ligt, decentraal, bij het vestigingsmanagement. Binnen vooraf gestelde kaders kunnen ze nu zelf zaken organiseren en plannen. Daarnaast is het gestructureerd vastleggen van informatie een belangrijk verbeterpunt. Het verschaft op centraal niveau inzicht en informatie waar men later, of op een andere locatie baat bij kan hebben. Bijvoorbeeld door het uniform registreren van meldingen krijgt men inzage in tekortkomingen van een gebouw, de herstelopdrachten en kosten die hiermee gepaard gaan.
Aanpak
De eerste stap die van Willemse was het in kaart brengen van de knelpunten. Uit het onderzoek kwamen verschillende concrete aandachtsvelden naar voren:
- Gebrek aan draagvlak op de locaties. Het management op de locaties werd te weinig betrokken bij facilitaire zaken.
- Gebrek aan kennis(overdracht); door personeelswisselingen verdween veel essentiële kennis
- Relevante informatie was nauwelijks beschikbaar doordat er niet op gestructureerde wijze werd geregistreerd
- Inzicht in kosten op centraal niveau waardoor de aansturing strakker en kosteneffectiever kan worden georganiseerd.
- Op centraal niveau ervaringen van locaties vastleggen. Dit zijn leerpunten voor andere locaties.
Facility Management Informatie Systeem (FMIS)
Het introduceren van een centraal FMIS, waarbij informatie over alle locaties centraal wordt vastgelegd, was nodig voor het aanbrengen van structuur in de facilitaire organisatie. Belangrijk bij de keuze was dat het FMIS via internet ook decentraal benaderbaar is. Het uitgangspunt is één centrale database. Skon koos voor een ASP (Application Service Provider) oplossing. Een externe server biedt toegang tot de functionaliteiten van het FMIS aan alle locaties. De database wordt centraal gevuld en gemuteerd. De meldingen en opdrachten worden door de locatiemanagers ingevoerd, waarna zij direct contact opnemen met de juiste leverancier. De locatie meldt na uitvoering deze opdrachten zelf weer af. Op basis van de systeemmogelijkheden selecteerde skon Nordined - Prequest als partner en leverancier voor het FMIS. Dit werd vastgelegd in een overeenkomst voor zes jaar, waarin het aantal skon-lokaties zal groeien naar 175.
Doorlooptijd
De samenwerking tussen skon en Nordined - Prequest start in december 2005 met de functionaliteiten Meldingen en Werkorders. Een maand later werken alle 83 locatiemanagers met Prequest FM Software. De database is bij aanvang reeds grotendeels gevuld met basisgegevens, bijvoorbeeld NAW gegevens van de locaties, de ruimtes, ruimtesoort en ruimtegebruik per locatie, de standaard meldingen en de toeleveranciers voor uitvoering van onderhoudswerkzaamheden per locatie.
De software is afgestemd op de huisstijl van skon, waarbij gebruiksvriendelijkheid en gebruikersgemak het uitgangspunt vormden. Het systeem wordt vanwege de toegankelijkheid frequent gebruikt, en heeft een groot draagvlak onder locatiemanagers.
Ruimtebeheer
Ruim een jaar na aanvang wordt de samenwerking verder uitgebreid kreeg Nordined - Prequest de opdracht om gebouwplattegronden van alle locaties te actualiseren. Deze plattegronden vormen de basis voor de module Ruimtebeheer en geven inzage in de effectieve binnen- en buitenoppervlakte. In verband met wettelijke normeringen zijn deze oppervlaktes van groot belang voor de bepaling van het aantal kinderen dat in de ruimte kan worden opgevangen. Vanuit Ruimtebeheer genereert skon actuele en gedetailleerde rapportages die noodzakelijk zijn voor periodieke verantwoording aan de GGD. Voor ieder kind (kindplaats) moet binnen minimaal 3,5 m2 en buiten 4 m2 beschikbaar zijn. Per locatie wordt dit getoetst. Deze grootschalige inventarisatie bracht een aangename verrassing met zich mee: een aantal locaties bleek te beschikken over meer vierkante meters dan vooraf bekend was!
Veiligheid van kinderen en personeel staat bij skon voorop. Dit betekent extra aandacht voor ontruimings- en vluchtplannen, vastgelegd in BHV tekeningen. De gebouwplattegronden uit Ruimtebeheer vormen de basis voor deze plannen en ontruimingstekeningen. In samenwerking met de leverancier van skon op het gebied van brandveiligheid, zorgt Nordined - Prequest dat actuele BHV tekeningen via Internet beschikbaar zijn.
Wat is er bereikt?
Managers van alle locaties hebben via internet toegang tot actuele informatie over de eigen locatie. Dezelfde informatie is vanzelfsprekend ook centraal beschikbaar. Vooruitgang volgens Willemse: "Borging van actuele informatie, onder meer in plattegronden en meerjarenonderhoudsplannen. Routinematige werkzaamheden zijn grotendeels geautomatiseerd en we hebben inzage in wat we beheren, zoals het aantal m2 en contracten. De huidige procesinrichting stelt skon in staat om te blijven groeien. De organisatie is niet langer afhankelijk van kennis bij individuele medewerkers, zodat bij wisselingen de nieuwe collega’s direct zaken kunnen overnemen en over de actuele informatie beschikken."
Investeren in het (her-)inrichten van facilitaire processen kost tijd en geld. Johan heeft op verschillende fronten reeds bewezen dat deze investering deels kan worden terugverdiend. "Door de focus te leggen op beheer en beheersbaarheid krijgen we inzage in feiten, en vergen processen minder tijd.", aldus Willemse. "Deze tijdwinst wordt door skon benut om aandacht te besteden aan kwaliteit van de facilitaire dienstverlening. En daarnaast kijken we naar andere mogelijkheden om schaalvoordelen te behalen. Bijvoorbeeld energiemanagement. Door de vele locaties vormen relatief kleine besparingen per locatie een substantieel voordeel voor skon."
« terug