De praktijk bij Rabobank Rotterdam
De klant, kwaliteit en efficiency. Daar draait het om bij het Facilitair Bedrijf van Rabobank Rotterdam. Het Facilitair Bedrijf, gevestigd op Blaak 333 is volop in beweging. En dat is noodzakelijk volgens René van der Lem, Manager Facilitair. Continu streven naar de beste interne service is een veelomvattende uitdaging. Meegroeien met de tijd waarbij je enerzijds te maken hebt met beschikbare middelen, maar anderzijds voorgeschreven regels zoals milieu- en arbowetgevingen.
Creëren van een optimale werkomgeving voor de circa 450 Rabobank medewerkers in de regio Rotterdam op 8 verschillende locaties, vergt een uiterst flexibele en vooral innovatieve instelling. Het Facilitair Bedrijf doet dit met veel enthousiasme en geïnspireerd door invloeden vanuit de stedelijke atmosfeer die overduidelijk merkbaar is op de Blaak. Maar binnen dit enthousiasme èn de dynamische sfeer, blijft men wel realistisch. En juist dat is de sleutel tot het succes.
Huidige ontwikkelingen; renovatie en innovatie
De huidige renovatie van het Rotterdamse hoofdkantoor is een belangrijke uitdaging voor het Facilitair Bedrijf. Maar het blijft niet alleen bij nieuw tapijt en meubilair. Ook gebruik van het gebouw wordt rigoureus veranderd. Invoeren van flexplekken, verregaande digitalisering en verruimen van werktijden zijn enkele voorbeelden hiervan. "Waarom kiezen jullie voor dit concept?" vroegen wij René van der Lem. "De renovatie stond gepland en wij vonden dit een prima aanleiding om gelijktijdig deze strategische veranderingen door te voeren. We moeten efficiënt omgaan met tijd en beschikbare middelen. Daarbij benutten wij de technische mogelijkheden van vandaag, waardoor deze flexibele inrichting nu mogelijk is". Uitgangspunten bij alle veranderingen blijft het creëren van een ideale werkomgeving en leveren van een hoog serviceniveau om zo de core business optimaal en pro-actief te ondersteunen.
Automatiseren van Services en Huisvesting; inzet van een FMIS
Behoefte aan groei, inzet van verschillende ‘losse’ systemen, veel papierwerk en een gebrek aan feiten en cijfers waren voor Rabobank Rotterdam aanleiding om Prequest in te zetten. Men koos voor een gefaseerde aanpak waarbij eerst de Servicedesk is ingericht. Inzet van de intranetoplossing e-Request biedt een praktische oplossing waarbij decentraal toegang wordt geboden aan diensten van de Servicedesk. De Producten- en Dienstencatalogus vormt hierbij een belangrijke spil. Bellen met de Servicedesk is verleden tijd. Nu hebben medewerkers vanaf hun werkplek direct toegang tot de diensten van het Facilitair Bedrijf.
Bijkomend voordeel is dat het Facilitair Bedrijf zich beter kan profileren binnen de organisatie. In één oogopslag is helder waar klanten terecht kunnen met vragen en verzoeken.
Voor René van der Lem betekent inzet van Prequest nog meer. Nu heeft hij beschikking over cijfers. Rapportages uit Prequest bieden hem bijvoorbeeld heldere inzage in uitgaven per afdeling en prestaties van externe leveranciers. Verantwoording afleggen aan de directie kan nu worden onderbouwd met cijfers en feiten.
Innovaties, digitaliseren en invoeren van Prequest, resulteren in een betere grip op de (facilitaire) organisatie. Ook externe leveranciers kunnen op deze wijze beter worden aangestuurd door onder meer het vastleggen en meten van SLA’s. Externe leveranciers kunnen tevens toegang krijgen tot Prequest. Zo kan bijvoorbeeld de receptie continu beschikken over een actueel bezoekersoverzicht.
En de vaart zit erin. Na implementatie van Prequest voor de Servicedesk volgt in fase 2 de afdeling Huisvesting. Ook hier speelt digitaliseren een belangrijke rol. Inlezen van beschikbare CAD tekeningen vormt hierbij de basis. Vervolgens kunnen zaken als inventaris optimaal beheerd worden met Prequest. Zeker met het oog op de huidige renovatie een belangrijk winstpunt. Huisvestingskwesties worden goed beheersbaar door digitale inzage en mutatiemogelijkheden. Gebruik van m2, contractbeheer, meerjarenonderhoud en beheer van inventaris worden na afronding van de implementatie beter geregisseerd.
Outsourcen of niet?
Een actueel vraagstuk binnen het facilitaire werkveld, ook bij Rabobank Rotterdam. Onder andere catering- en receptie taken worden nu door externe leveranciers uitgevoerd. "Laat specialistisch werk over aan gespecialiseerde organisaties" is de mening op dit gebied. Naast ervaring biedt outsourcing flexibiliteit en kun je zakelijke afspraken maken en beter bewaken. Er schuilt echter een gevaar in outsourcen van services. De Rabobank Rotterdam wenst een pro-actieve houding van externe leveranciers èn betrokkenheid bij de organisatie. De grotere afstand van externen tot de organisatie kan op dit gebied een belemmering vormen. Daarom zoekt het Facilitair Bedrijf voortdurend naar de juiste balans op dit gebied.
Wat brengt de toekomst?
Is een pure regiefunctie de toekomst van het Facilitair Bedrijf, waarbij operationele taken voor externe leveranciers zijn weggelegd? Of ligt de nadruk juist op regionale samenwerking? Krachten bundelen met collega Rabobanken uit steden als Den Haag en Amsterdam levert nu reeds een positieve bijdrage. Iedere organisatie heeft weliswaar een eigen identiteit, toch spelen er op deze locaties dezelfde vraagstukken waarbij men elkaar kan aanvullen en adviseren.
Dat het Facilitair Bedrijf ook in de toekomst volop in beweging zal zijn, staat in ieder geval vast! Want op efficiënte wijze kwaliteit leveren aan de klant is een continu proces, en de mooie uitdaging die Rabobank Rotterdam vol enthousiasme aangaat.
Met dank aan René van der Lem, Manager Facilitair, Rabobank Rotterdam
« terug