M2 inzichtelijk voor Regio College Zaanstreek-Waterland

Het Regio College verzorgt beroepsonderwijs en educatie aan circa 7.500 deelnemers in Zaandam en Purmerend. De opleidingen zijn ondergebracht in de sectoren MBO Economie, Techniek, Zorg & Welzijn en in de unit Nieuw Werk. De (beroeps)praktijk heeft in het leren een centrale plaats. Het Regio College beschikt over diverse locaties in Zaandam en Purmerend. De behoefte bestond om duidelijk inzicht te krijgen in onder meer omvang van de gebouwen, inventaris en de bezettingsgraad per m2. Voorwaarde voor een correct en actueel overzicht is dat de gegevens efficiënt kunnen
worden bijgehouden. Op basis van deze informatie vindt namelijk de doorbelasting plaats van de afgenomen m2 door de verschillende sectoren. Om die reden koos het Regio College alweer een aantal jaren gelden voor de functionaliteit Ruimtebeheer van Nordined - Prequest.

De organisatie
Voor de medewerkers zijn hart voor deelnemers, klantgerichtheid en resultaatgerichtheid belangrijke kwaliteiten. De medewerkers van het Regio College worden in hun werkzaamheden ondersteund door het Centraal Bureau dat bestaat uit de diensten Financieel Economische Zaken, Onderwijs & Kwaliteitszorg, Personeel en Organisatie en het Facilitair Bedrijf (FB).

Het FB beheert de gebouwen en inventarissen, het computernetwerk en de daaraan gekoppelde apparatuur. Binnen het Regio College vallen verschillende disciplines onder het FB; Facilitaire Diensten, Automatisering, Onderwijsorganisatie & Planning (roosterbureau) en Vastgoed. Doelstelling van het Facilitair Bedrijf is haar dienstverlening steeds meer te verfijnen. Klantgerichtheid vormt hierbij het uitgangspunt. Doel is enerzijds een kwalitatief goede dienstverlening blijven bieden en anderzijds de kosten zo laag mogelijk houden.

Rol van ICT
Automatisering speelt een belangrijke rol in onze maatschappij, ook voor het Regio College. Er wordt steeds meer projectmatig onderwijs gegeven en deelnemers zijn in steeds grotere mate ‘afhankelijk’ van de computer.

Binnen het FB worden steeds meer processen geautomatiseerd. Door automatiseren van processen wordt de toegang tot informatie beter gestructureerd en eenvoudiger. Middels een rechtenstructuur krijgen medewerkers toegang tot de voor hen benodigde informatie. Het voordeel: eindeloos zoeken in kasten naar informatie behoort hiermee grotendeels tot het verleden.

Automatiseren van beheer van technische tekeningen was een belangrijke stap voor het FB. De afdeling Vastgoed was nauw betrokken bij de implementatie van de module Ruimtebeheer die hiervoor is aangeschaft. Deze implementatie is soepel en naar tevredenheid verlopen. De meeste tijd was nodig voor het geschikt maken van de AutoCAD tekeningen. Voor de koppeling met Ruimtebeer is het noodzakelijk de tekeningen enigszins aan te passen. De aanpassingen zijn niet groot, maar wel tijdrovend. Wanneer dit eenmaal correct is gebeurd, vergt dit verder weinig tot geen onderhoud meer. Wijzigingen worden makkelijk en snel verwerkt. Een investering die zich uiteindelijk dubbel terugbetaald.

Alle tekeningen staan in AutoCAD en de benodigde gegevens worden geëxporteerd naar Ruimtebeheer. Hierdoor staan in Ruimtebeheer altijd de juiste gegevens. Op basis van deze gegevens belast de afdeling FEZ vanuit Ruimtebeheer de kosten intern door. De tekeningen in AutoCAD worden indien nodig aangepast door leveranciers na voltooiing van hun werkzaamheden. De gebouwgegevens blijven zo altijd makkelijk up to date.

Dit betekent echter dat medewerkers van het Facilitair Bedrijf worden ‘gedwongen’ de basis van AutoCAD te leren. Dit blijkt een groot voordeel met zich mee te brengen, want deze investering werpt zijn vruchten af bij verhuizingen, verbouwingen etc. Alles kan digitaal worden aangepast en aan de klant worden gepresenteerd. Wijzigingen zijn eenvoudig te verwerken. Dat houdt de snelheid in het proces.

Uitbreiding
Bij het Meldpunt van het Regio College worden de meest uiteenlopende vragen gesteld, van reparaties, storingen tot het aanvragen van beamers. Na positieve ervaringen met Nordined - Prequest voor Ruimtebeheer, koos het Meldpunt (Front Office) voor de Nordined – Prequest modules Werkorders, Meldingen en Reserveringen. De facilitaire verzoeken worden in de software geregistreerd en komen als werkbonnen beschikbaar voor de betreffende ‘oplosgroep’. Na afhandeling worden de werkbonnen digitaal gereed gemeld. Hierdoor krijgt het Facilitair Bedrijf  duidelijk inzicht in de soort storingen, overige aanvragen en de benodigde afhandeltijd. Wanneer een bepaalde storing regelmatig terugkeert, is dit makkelijk zichtbaar en kan hier de gepaste actie op worden ondernomen.

Afdelingoverschrijdende voordelen
Door inzet van de modules Werkorders, Reserveringen en Meldingen is de samenwerking tussen het Meldpunt, de conciërge en receptie verder uitgebouwd. Eenduidige registratie en centraal beheren van gegevens zorgen voor efficiënte afhandeling en toegang tot actuele gegevens. Dit geldt ook voor de module Ruimtebeheer, die intern binnen het Regio College uitsluitend wordt gebruikt door de afdeling Vastgoed. Echter, de voordelen werken extern door naar haar toeleveranciers. De afdeling Vastgoed zorgt zelf voor het up-to-date houden van tekeningen, wat vervolgens positief doorwerkt naar hun leveranciers.

Inzet op vele vlakken
Behalve Nordined - Prequest software voor Ruimtebeheer op basis van AutoCAD tekeningen en inzet van diverse functionaliteiten bij het Meldpunt, is er nog een geheel andere wijze waarop het Regio College gebruik maakt van de software. Tijdens de praktijkgerichte opleidingen doen studenten ervaring op met de marktstandaard op het gebied van technisch tekenen, AutoCAD, in combinatie met Nordined technische software voor LT. De studenten van het Regio College worden klaargestoomd voor de praktijk en beschikken na afronding van hun studie over gedegen kennis van AutoCAD en Nordined Technische Software.


Met dank aan Elma Jager, Coördinator Facilitair Bedrijf Regio College 

« terug